Ein Mail-System untergliedert sich in verschiedene Teilbereiche, die jeweils für unterschiedliche Aufgaben zuständig sind.

Mail-User-Agent (MUA)

Diese Komponente, häufig auch Mail-Client genannt, stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. Im MUA werden E-Mails erstellt und gelesen.

POP- und IMAP-Server

Eingehende E-Mails werden nicht direkt an den Mail-Client (MUA) zugestellt. Sie werden auf einem Mail-Server in Postfächern zwischengespeichert bis sie der Benutzer mit Hilfe seines Mail-Clients abruft. Dies geschieht heutzutage üblicherweise über die Protokolle POP3 oder IMAP4.

Mail-Transfer-Agent (MTA)

Ausgehende E-Mails übergibt der Mail-Client (MUA) üblicherweise dem MTA. Oft wird diese Komponente auch einfach "SMTP-Server", "Mail-Relay" oder ähnlich bezeichnet. Aufgabe des MTA ist es, die E-Mail in Richtung Empfänger weiterzuleiten. Meist passiert eine E-Mail mehrere MTA's auf ihrem Weg zum Ziel. Der MTA des Empfängers legt die E-Mail schließlich in ein Postfach ab auf das z.B. per POP- oder IMAP-Server zugegriffen werden kann.

DEFENDO's Mail-System ist ausgesprochen umfangreich und flexibel. Alle oben aufgezählten Komponenten sind enthalten. Die Kernkomponente ist dabei der Mail-Transfer-Agent (MTA) mit einer Reihe von Sicherheits- und Filter-Funktionen. Neben dem obligatorischen Virenscan-Modul gehören dazu SPAM-, Dateianhangs- und HTML-Mail-Filter, um nur einige zu nennen. Ergänzt wird der MTA durch den DEFENDO Mail-Client, der bei Bedarf E-Mails von externen POP-Servern abholen kann. Eingehende E-Mails können sowohl an einen internen Mail-Server weitergeleitet als auch in lokale Postfächer zugestellt werden. Der Zugriff auf letztere kann mit POP3 oder IMAP4 erfolgen. Zudem ist ein Webmail-Client integriert, der das Lesen und Erstellen von E-Mails über einen Web-Browser ermöglicht.