NEU! Jetzt in Version 7.1-4.0 BETA kostenfrei testen
Kommen Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails nach?
Und nein: mit Archivierung ist nicht das gigabyte-weise Horten von E-Mails in Postfächern auf dem Mail-Server gemeint! Denn
archivierte E-Mails müssen u.a. unveränderbar gespeichert werden, sich schnell und gezielt wiederfinden lassen und sind schlimmstenfalls
zeitnah einem Steuerprüfer in geeignetem Format zur Verfügung zu stellen.
Mit der Mailarchivierung kann Ihr DEFENDO nun auch diese Lücke füllen!
Dabei legen wir besonderen Wert darauf, dass E-Mails so original wie möglich archiviert werden. In der empfohlenen Konfiguration
wird der Inhalt der Mail bereits erfasst, bevor Dateianhangs- oder SPAM-Filter diesen möglicherweise verändern. Trotzdem kommt
die Sicherheit nicht zu kurz:
- Der Virenscan hat Vorrang. Verseuchte Mails werden schon vor der Archivierung aussortiert
- Vom Dateianhangs-Filter unter Quarantäne gestellte Mails werden erst archiviert, wenn die Mails aus der Quarantäne abgerufen
werden
- Als SPAM eingestufte Mails werden im Archiv entsprechend markiert
Nutzen Sie S/MIME-Verschlüsselung?
Eine besondere Herausforderung stellen verschlüsselte E-Mails dar. Ist Ihnen bewusst, dass eine S/MIME-verschlüsselte E-Mail
nur mit dem privaten Schlüssel wieder lesbar gemacht werden kann, für den die Mail verschlüsselt wurde - auch wenn das zugehörige
Zertifikat vielleicht schon Jahre abgelaufen ist? Bleiben also bei Ihnen alle alten Schlüssel zuverlässig über Jahre gespeichert?
Und falls der Schlüssel mit einem Kennwort gesichert wurde: ist gewährleistet, dass dieses auch nach Jahren noch bekannt ist?
Auch nachdem z.B. der Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat?
Kein Problem mit
DEFENDO: Kombinieren Sie einfach das
DEFENDO S/MIME-Gateway für die zentrale und automatische Ver- und Entschlüsselung von Mails mit der Mailarchivierung. Ausgehende Mails werden dann
vor dem Verschlüsseln archiviert, eingehende Mails vor der Archivierung entschlüsselt.
Funktionsübersicht
- Allgemein
- Auf Docker/Podman basierender Software-Container (DEFENDO-App)
- Erfordert Datenbank (kostenfreie DEFENDO-App)
- Import von Mails über Netzwerk-Freigabe (im eml-Format) oder über POP3/IMAP4
- Export im eml-Format auf Netzwerk-Freigabe
- Archivierung
- im Zuge der Verarbeitung durch DEFENDO Mail-Server
- über Microsoft Exchange Journaling
- per SMTP, POP3 oder IMAP4 (nicht empfohlen)
- optionale Regelwerke für Ausnahmen von der Archivierung, abweichende Speicherdauer und Verteilung auf Archivordner
- Speicherung
- auf Netzwerk-Freigabe mit SMB-Protokoll (z.B. NAS oder Windows-Freigabe)
- AES-256 Verschlüsselung für archivierte Mails und Datenbank mit den Metadaten
- Deduplizierung von Anhängen
- Manipulationssicherheit über Zeitstempel-Dienst nach Wahl
- Zugriff auf Archiv
- Web-Oberfläche mit Zugriff über Reverse-Proxy
- Hochperformanter Index-Server für schnelle Suchergebnisse
- Authentifizierung wahlweise über DEFENDO, Active-Directory oder Benutzerverwaltung der App
- Optional mit zeitbasierten Einmal-Passwörtern (TOTP)
- Auditor-Konto mit unbeschränktem Zugriff auf das Archiv (Anmeldung optional im Vier-Augen-Prinzip)
- Revisor-Konto (z.B. für Steuerprüfer) wahlweise mit unbeschränktem oder beschränktem Zugriff
- Optionales Konto für Datenbeauftragten zur Freigabe von berechtigten Löschanfragen